Les projets de flex office s’accélèrent avec le développement du télétravail

… mais ils s’inscrivent dans un temps long qui est celui de la réduction des coûts de structure des entreprises.

Les coûts immobiliers représentent le deuxième poste de dépenses des entreprises après la masse salariale. C’est donc un levier substantiel d’économies pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts fixes.
La crise sanitaire a accéléré le mouvement de rationalisation des surfaces immobilières des entreprises. Si l’on se réfère aux études des professionnels de mobilier ou d’immobilier de bureau publiées depuis un an, la moitié des entreprises envisagent de réorganiser leurs espaces de bureau. Elles se basent pour cela sur la réduction des taux d’occupation moyens des bureaux (télétravail…). Les projets de flex office permettent justement de réduire les surfaces de 20% à 50% en ajustant les postes de travail au taux d’occupation « optimal ». Le ratio classique adopté est de 0,7 mais il tend à
se réduire avec le télétravail : il n’est plus rare d’observer des taux à 0,6, voire en deçà.

Si des économies directes sont liées à ce type de projet, il faut en avoir une lecture globale et à long terme, intégrant l’impact des nouvelles organisations du travail sur l’effectif (productivité…)

Quelles sont opportunités économiques pour les entreprises ?

Les économies directes et à court terme : sur les dépenses énergétiques et les services aux salariés (restauration, conciergerie…), ou bien sur le loyer (attention : en cas de déménagement, des franchises de loyers sont souvent négociées avec le bailleur).
L’approche « flex » vise une modularité « native » des espaces de travail ce qui doit réduire le coût du réaménagement ultérieur des bureaux.
Selon le bulletin de la Banque de France, l’immobilier limite potentiellement l’augmentation des effectifs des entreprises. Réduire les surfaces au profit du travail à distance « pourrait relâcher cette contrainte immédiate ».

Quels sont les risques d’un point de vue économique ?

Le calcul du ratio poste de travail / effectif doit intégrer une marge de sécurité. Car la notion taux d’occupation moyen n’a pas de sens : il faut se caler sur les jours de plus haute fréquentation.
Les entreprises propriétaires de leurs locaux se servent parfois de leurs actifs immobiliers comme garantie pour l’obtention de prêts. Par conséquent, une réduction des surfaces pourrait altérer leurs capacités d’emprunt et les amener à changer leurs structures de financement.
Dans tous les cas, les gains liés au télétravail pourraient nourrir le débat entre salariés et employeurs. L’effet direct sur les marges bénéficiaires sera déterminé par le pouvoir de négociation des salariés et la part d’économies réalisées par l’entreprise.
Par ailleurs, se pose la question à long terme de l’évolution de la productivité des salariés (et de l’impact sur l’attrition) de la mise en œuvre des modes hybrides d’organisation du travail (télétravail + flex ).

Les études montrent que l’impact est très variable selon les conditions de mise en œuvre du projet !

Quels sont les risques d’un point de vue SSCT ?

Risques liés au télétravail
Hyper connexion, augmentation de l’intensité du travail, augmentation du temps de travail ;
Délitement du collectif de travail, isolement ;
Perte du sentiment d’appartenance et de l’engagement ;
Iniquité perçue (dans l’accès au télétravail) ;
Développement de TMS.

Risques liés au flex office
Planification de l’occupation : temps et charge mentale pour l’encadrement de proximité ;
Évolution de l’organisation du travail avec une possibilité restreinte d’y réfléchir collectivement ;
Multiplication des outils numériques, usure cognitive ;
Augmentation du recours au télétravail ;
Rejet par les salariés et perte d’engagement.

Risques liés à l’aménagement des lieux de travail
Non adéquation des espaces de travail à l‘activité ;
Dépersonnalisation et dégradation du sentiment d’appartenance ;
Densité élevée des espaces de travail : bruit et interruptions de tâches, tensions entre individus.